Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

CHARONIUM GmbH, Herzog-Friedrich-Straße 28/1, 6020 Innsbruck, Österreich, FN 575314a. Für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter office@charonium.com mit dem Betreff „Datenschutz“.

2. Geltungsbereich und Rollen

Diese Erklärung gilt für das CHARONIUM Legacy Portal unter legacy.charonium.com, eine Arbeitsplattform für Notariate, Rechtsanwaltskanzleien und Insolvenzverwaltungen. Für die Zugänge und den Betrieb des Portals ist die CHARONIUM GmbH verantwortlich. Für Fälle, Anfragen und Anträge ist die jeweilige Kanzlei verantwortlich; CHARONIUM verarbeitet die Daten dafür in ihrem Auftrag (Art 28 DSGVO). Anliegen zu einem Fall richten Sie bitte an die Kanzlei, die ihn führt.

3. Verarbeitungen

3.1 Zugang und Sicherheit

Daten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Organisation, Telefonnummer, Zugangsdaten sowie IP-Adresse, Zeitpunkt und Browserkennung beim Zugriff. Beim Anmelden per QR-Code wird die Kamera nur auf Ihrem Gerät verwendet.

Zweck und Rechtsgrundlage: Bereitstellung des Portals (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO) und Schutz vor Missbrauch (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) (zum Recht auf Widerspruch siehe Punkt 6).

Speicherdauer: Zugangsdaten, solange der Zugang besteht. Eine Anmeldung endet spätestens nach 7 Tagen. Daten zum Zurücksetzen des Passworts löschen wir nach 30 Tagen, IP-Adressen in Protokollen nach 12 Monaten.

3.2 Kanzleidaten

Kontaktdaten der Kanzlei aus dem Partnerverzeichnis von CHARONIUM sowie Dokumente, die die Kanzlei selbst ablegt, zur Bereitstellung des Portals (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO), solange die Kanzlei das Portal nutzt.

3.3 Fallbearbeitung

Daten: Angaben zur verstorbenen oder betroffenen Person, zu Erben und Vertrauenspersonen, zu Konten, Banken und Plattformen sowie Dokumente, Anfragen und Antworten. Sie stammen von der Kanzlei, aus Zustellungen über die App myLegacy und von den angefragten Stellen.

Zweck: Bearbeitung des Verfahrens durch die Kanzlei. Anfragen gehen per E-Mail an die von der Kanzlei gewählten Stellen; Antworten können automatisiert ausgewertet werden. Verantwortlich ist die Kanzlei (Art 28 DSGVO).

Speicherdauer: Abgeschlossene Fälle werden nach 6 Monaten archiviert und 10 Jahre danach mit allen zugehörigen Daten gelöscht, es sei denn, die Kanzlei sperrt die Löschung wegen eines laufenden Verfahrens. Aus Sicherungskopien verschwinden gelöschte Daten spätestens nach acht Wochen.

3.4 Anträge bei Facebook und Instagram

Die Kanzlei kann beantragen, dass ein Profil bei Facebook oder Instagram in den Gedenkzustand versetzt oder gelöscht wird. Dafür übermitteln wir Name und Kontaktdaten der antragstellenden Person, Angaben zum Profil und die Sterbeurkunde an die Meta Platforms Ireland Ltd. als eigenständige Verantwortliche; für deren weitere Verarbeitung gelten ihre Datenschutzbestimmungen. Speicherdauer wie 3.3.

3.5 Anmeldung und Identifizierung mittels ID Austria bei CHARONIUM LEGACY

Art und Umfang der Datenverarbeitung: Die CHARONIUM GmbH ermöglicht berechtigten Nutzerinnen und Nutzern der Anwendung CHARONIUM LEGACY eine elektronische Identifizierung und Anmeldung über das staatliche elektronische Identifizierungssystem ID Austria.

Im Rahmen dieser Anmeldung werden nach erfolgreicher Authentifizierung die für die Identifizierung erforderlichen personenbezogenen Daten an CHARONIUM LEGACY übermittelt. Hierzu gehören das bereichsspezifische Personenkennzeichen (bPK), der Vorname, der Familienname und, sofern für den jeweiligen Identifizierungsprozess erforderlich und freigegeben, das Geburtsdatum.

Zweck der Verarbeitung: Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren Identifizierung und Authentifizierung von Nutzerinnen und Nutzern, zur eindeutigen Zuordnung von Benutzerkonten sowie zur Verhinderung unberechtigter Zugriffe auf vertrauliche Informationen im Rahmen der digitalen Nachlassverwaltung und anderer unterstützter rechtlicher Verfahren.

Die erfolgreiche Anmeldung mit ID Austria stellt für sich allein keinen Nachweis einer Erbenstellung, einer beruflichen Befugnis oder einer rechtsgeschäftlichen Vertretungsberechtigung dar. Entsprechende Berechtigungen werden im Rahmen gesonderter Prüfprozesse festgestellt.

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt, soweit sie für die Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Authentifizierungs- und Plattformfunktionen erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit die Verarbeitung zur Gewährleistung der Systemsicherheit und zur Verhinderung missbräuchlicher Zugriffe erfolgt, kommt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage in Betracht.

Herkunft der Daten: Die Identitätsdaten werden im Rahmen des vom Nutzer ausgelösten elektronischen Anmeldevorgangs über die Infrastruktur des ID Austria Systems bereitgestellt.

Weitere Informationen: Angaben zur konkreten Speicherdauer, zu eingesetzten technischen Dienstleistern, zu allfälligen Datenübermittlungen sowie zur Bereitstellungspflicht und zu den Folgen einer Nichtbereitstellung werden entsprechend der tatsächlichen technischen und organisatorischen Umsetzung von CHARONIUM LEGACY ergänzt.

Die allgemeinen Informationen zu den Rechten betroffener Personen und den Kontaktmöglichkeiten finden sich in den übrigen Abschnitten dieser Datenschutzerklärung.

3.6 Benachrichtigungen

Wer für Fälle verantwortlich ist, erhält eine tägliche Zusammenfassung per E-Mail ohne Fallinhalte. Sie kann jederzeit abbestellt werden (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO).

4. Empfänger und Drittländer

Empfänger sind unser Hosting-Dienstleister mit Rechenzentrum in Deutschland, unser E-Mail-Dienstleister in der EU sowie die von der Kanzlei gewählten Stellen (Banken, Plattformen, Meta). Mit unseren Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung (Art 28 DSGVO).

Soweit Unternehmen der Gruppe unseres E-Mail-Dienstleisters im Einzelfall aus Ländern außerhalb der EU zugreifen, erfolgt dies auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (Art 46 Abs 2 lit c DSGVO). Wählt die Kanzlei Stellen außerhalb der EU, werden Daten dorthin übermittelt. Meta kann Daten nach ihren eigenen Bedingungen auch außerhalb der EU verarbeiten. Darüber hinaus übermitteln wir keine Daten in Drittländer.

5. Cookies und Speicher im Browser

Wir setzen ein technisch notwendiges Cookie für die Anmeldung und speichern Ihre Einstellungen für Darstellung und Sprache im Browser. Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste setzen wir nicht ein. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich (§ 165 Abs 3 TKG 2021).

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie das Recht, einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen. Wenden Sie sich dafür an die unter Punkt 1 genannte Adresse. Betrifft Ihr Anliegen einen Fall, ist die Kanzlei zuständig, die ihn führt.

Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, in Österreich bei der Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, dsb.gv.at.